Wenn Sie Mühe haben, gesuchte Fachkräfte einzustellen, sollten Sie Ihren Umgang mit Kandidaten unter die Lupe nehmen. Messen Sie Durchlaufzeiten und vereinfachen Sie Ihre Prozesse. Zusätzlich zeigen Sie Ihren Kandidatinnen und Kandidaten damit Wertschätzung.

Misserfolge …

Oft ist es herausfordernd, offene Stellen zügig zu besetzen. Meist sind die Anforderungen hoch und die Bewerber rar. Wenn ich – als HR wie als Personalberater – miterlebe, wie Kandidaten sich für andere Angebote entscheiden, da schlicht und einfach der Einstellungsprozess zu langsam ist, erstaunt mich das.

Eine Firma äusserte die Absicht, mit einem Kandidaten ein Interview zu vereinbaren. Wochenlang (!) und trotz Nachfragen wurde aber nie ein Termin vorgeschlagen. Oder der vorgeschlagene Termin findet in mehr als drei Wochen statt. Oder es dauert zehn Tage und mehr, bis nach einem Gespräch Feedback gegeben wird. Verständlich, dass gesuchte Kandidaten in dieser Zeit bereits ein anderes Angebot angenommen haben oder sich zumindest nicht ganz ernst genommen fühlen.

… und ein Erfolg

Kürzlich stellte ich einem verwaltungsnahen Grossunternehmen einen interessanten Kandidaten vor. Zu Beginn wollte der Vorgesetzte nicht einmal in den Einstellungsprozess einsteigen. Der Bewerber war nämlich auch bei einer anderen Firma mit hervorragendem Ruf im Verfahren. Lieber wollte er erst den Ausgang dieses Bewerbungsprozesses abwarten.

Es gelang mir schliesslich, ihn zu motivieren, sich aktiv um den Bewerber zu bemühen. Mit einigen Terminverschiebungen konnte er schnell die grosse Zahl an notwendigen Personen an einen Tisch bringen. Schlussendlich gelang es ihm, den Kandidaten einzustellen. Entscheidend war, dass er die volle Verantwortung für die Prozessgeschwindigkeit übernommen hat und wir in einem engen und stetigen Austausch standen.

Messen, um zu verbessern

Mit grosser Wahrscheinlichkeit setzen Sie ein ATS (Applicant Tracking System) ein. Dies ermöglicht Ihnen die Messung der Durchlaufzeiten der einzelnen Prozessschritte. Tun Sie das? In welcher Tiefe und wie oft? Interessant sind folgende Grössen: Wie lange benötigt HR, um ein Dossier zu beurteilen? Wie lange dauert die Antwortzeit der Linie? Bis wann ist der Termin vereinbart? Wie viele Tage liegen zwischen Interviewvereinbarung und Interview? Bis wann erhält der Kandidat Feedback nach dem Gespräch? Wann erhält die Kandidatin den Vertrag?

Diese Daten können analysiert und Vergleiche zwischen Personen und Perioden angestellt werden. Man kann Ziele setzen und überprüfen. Indem diese Daten gemessen und kommuniziert werden, wird den involvierten Personen implizit auch die Bedeutung eines speditiven Prozesses vermittelt. Nutzen Sie die gewonnenen Einsichten, um sich selber, Ihre Kollegen und Ihre Mitarbeitenden, anzuspornen. Wenn Sie als HR sehen, dass ein Manager deutlich mehr Zeit benötigt als seine Kollegen, dann setzen Sie sich mit ihm zusammen. Zeigen Sie die Zahlen auf und verweisen Sie auf die Bedeutung schneller Prozesse. Dann suchen Sie gemeinsam nach Wegen, seine Performance zu verbessern.

Prozesse straffen

Prüfen Sie Ihren Interviewprozess inhaltlich. Folgendes sind die beiden Kerngedanken: Erstens, was zeichnet einen hervorragenden Kandidaten aus? Zweitens, wie kann ich diese Eigenschaften, Kenntnisse oder Erfahrungen prüfen? Alles andere lassen Sie weg. Ein Interview soll nicht mehr als 1,5 Stunden dauern, ausser es besteht aus grundverschiedenen Komponenten.

Welche Personen müssen zwingend anwesend sein? Will der Vorgesetzte des direkten Vorgesetzten beispielsweise den Bewerber kennen lernen, ist das meist nur bei strategisch wichtigen Positionen notwendig. In allen anderen Fällen verlängert dies lediglich die Durchlaufzeit und wirkt auf den Vorgesetzten demotivierend.

Reicht es allenfalls, bei Standardprofilen lediglich ein Interview durchzuführen? Wenn Sie feststellen, dass alle Kandidaten nach der zweiten Gesprächsrunde ein Angebot erhalten, ist die Selektion offensichtlich bereits nach der ersten Gesprächsrunde abgeschlossen. Kann das Zweitinterview im Umfang reduziert und in die erste Runde integriert werden? Allenfalls mit einer Besprechungspause, um zu klären, ob der zweite Teil durchgeführt werden soll? Stellen Sie sich die Augen des Absolventen vor, der bereits nach dem ersten Gespräch mit dem Angebot in der Tasche nach Hause spaziert!

Schnittstellen sind Liegestellen, lehrte mich Professorin Margit Osterloh. Diese möglichst zu reduzieren ist die logische Konsequenz. Welche Personen müssen wann in den Prozess involviert sein? Reduzieren Sie die Schritte und involvierte Personen auf das unbedingt notwendige Minimum. Ein Manager beispielsweise vertraute seinem HR Business Partner mit der Zeit so weit, dass der HR Business Partner Interviewtermine zwischen Manager und Kandidatin vereinbaren konnte, ohne dass der Manager das CV gesehen hatte.

Das Ende von «one size fits all»

Passen Sie die Prozesse auf die verschiedenen Kandidatengruppen an. Am wichtigsten ist ein hohes Tempo bei Personen mit grosser Auswahl auf dem Stellenmarkt. Das ist typischerweise nach zwei bis drei Jahren Berufserfahrung bis zum Zeitpunkt einer grossen Spezialisierung oder Aufnahme einer Führungstätigkeit der Fall.

Handeln Sie nicht nach dem FIFO-Prinzip (First in, first out), sondern bedienen Sie die Besten zuerst. Top-Bewerbungen erkennt man auf einen Blick und diese sollen auch so behandelt werden. Rufen Sie den Linienvorgesetzten an, um auf das Dossier hinzuweisen oder es zu besprechen. Oder marschieren Sie direkt mit diesem in ausgedruckter Form zu seinem Schreibtisch. Egal wie, Hauptsache schnell. Über die erstaunlichen Produktivitätsunterschiede zwischen einzelnen Mitarbeitenden erfahren Sie hier mehr.

Volle Terminkalender

Linienvorgesetzte haben immer, wirklich immer, volle Terminkalender. Daher müssen Einstellungsinterviews oft Wochen im Voraus terminiert werden. Ein Manager, welchen ich auf diese Thematik angesprochen hatte, schlug mir daraufhin vor, jede Woche jeweils einen ganzen Morgen für Gespräche zu reservieren. Falls die Termine ungenutzt blieben, wüsste er die Zeit auch anders zu nutzen. Sehr oft gab uns dies die Möglichkeit, Termine innert weniger Tagen zu vereinbaren. Können Sie sich vorstellen, was das für eine Wirkung auf die Kandidatinnen hatte?

Zusatznutzen Wertschätzung

Schnelle Reaktionszeiten, einen Termin in den nächsten Tagen und Feedback bereits am nächsten Tag. Würden Sie sich nicht auch geschmeichelt fühlen? Würden Sie nicht auch denken, dass diese Firma top organisiert ist? Dass man hier auf Augenhöhe miteinander umgeht?

Ich bin überzeugt, dass hier ein überraschend starker Hebel liegt, der im Vergleich mit anderen Massnahmen einfach umzusetzen ist. Übernehmen Sie die Verantwortung für zügige Prozesse und freuen Sie sich an den Resultaten!

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Roger Renggli